Die umfassende Benutzerverwaltung sorgt für den notwendigen Schutz sensibler Berichte. Die erstellten Vorlagen sind nur durch freigegebene Benutzer, die als Berichtsersteller oder Administrator gekennzeichnet sind, bearbeitbar. Der Versand der Berichte erfolgt an spezifizierte E-Mail Empfänger bzw. Empfängergruppen, so dass vertrauliche Daten innerhalb eines bestimmten Personenkreises zugänglich sind.
Auch im Berichtsarchiv, wo langfristig archivierte Berichte hinterlegt sind, werden die zuvor festgelegten Benutzerrechte berücksichtigt: der angemeldete Benutzer sieht nur jene Berichte, die für ihn freigegeben sind. So kann pdv-beas3 auch unternehmensweit für unterschiedliche Nutzergruppen/Abteilungen unter Berücksichtigung der firmeninternen Datenschutzvorgaben als Berichtswerkzeug eingesetzt werden.
Ergänzend protokolliert eine Chronik alle Änderungen an den hinterlegten Daten zur späteren Nachverfolgbarkeit.