Microsoft Excel wird als mächtiges Werkzeug zur Darstellung von Informationen quer durch alle Branchen eingesetzt. Mit wenig Klicks werden Werte in Arbeitsblättern kopiert, gefiltert, sortiert, berechnet, und als Ausgabe erhält man die erzeugten Daten als optisch ansprechende und aussagekräftige Berichte und Grafiken.
Wendet man Excel professionell an, so lernt man auch die Komplexität kennen, die hinter diesem Tool steckt. Was sind Originalwerte, was berechnete Werte? Was wurde ursprünglich mit welcher Zelle oder welchem Arbeitsblatt verknüpft? Wurden Werte oder Formeln nur kopiert oder aus anderen Berechnungen zusammengesetzt? Warum taucht plötzlich doch eine falsche Formel wieder auf, die doch schon in einem anderen Arbeitsblatt berichtigt wurde? Hat man eigentlich die richtige Version des Arbeitsblattes vor sich?
Excel ist kein vollständiges Berichtswerkzeug und ist nicht zur Datenhaltung konzipiert. Excel besitzt zwar nun einfache Datenbank-Funktionen für kleinere Anwendungsfälle, ist aber nicht für ein steigendes Datenvolumen ausgelegt. Die Daten sind zudem nicht manipulationssicher, und eine (Nutzer-)Rechteverwaltung existiert nicht. Kurz: Excel fehlt die Basis für die Datenhaltung und deren heutigen Anforderungen.
Kombiniert man die Stärken von Excel mit den Vorteilen einer professionelle Datenhaltung – inklusive der Einhaltung entsprechender IT-Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben, vor allem der Nachverfolgbarkeit der Daten – wird aus Excel ein perfektes Werkzeug für das ansehnliche Berichtswesen. Diese Aufgabe übernimmt pdv-beas3.
Lösung: Excel mit professioneller Datenhaltung kombinieren
Statt in unkoordinierten Arbeitsblättern werden die Daten mit pdv-beas3 direkt aus deren Quellen (Datenbanken wie beispielsweise Oracle, MS-SQL Server, MySQL, SQLite etc.) erfasst. Über den Abfragegenerator können Anwender gezielt spezielle Daten beispielsweise für einen Monatsbericht aus der Datenbank direkt in ein gewünschtes XLS-Format übertragen. Nebenbei kann damit auch der Zugriff auf die Daten nach Kriterien geschützt werden, um sensible Daten generell abzuschirmen oder gesetzliche Datenschutzauflagen zu erfüllen.
Flexible Schnittstellen, verlässliche Berechnungen, zurückverfolgbare Daten
Ist dieser Weg beschritten, so ergeben sich die weiteren Möglichkeiten fast von allein. Die strukturierte Speicherung in einer Datenbank bietet flexible Schnittstellen, um Daten mit anderen Applikationen austauschen zu können. Regelmäßige Berechnungen, welche beispielsweise als Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Auflagen nötig oder entscheidend für die Qualitätssicherung im Unternehmen sind, gehören in die Datenbank und können dort per Automatismus ausgeführt werden. Zudem ergibt sich die Möglichkeit, alle Daten (nicht nur die Berichte) zu historisieren und zu versionieren - und Änderungen komfortabel zurückverfolgen zu können, ohne einem Berg von Arbeitsblättern durchsuchen zu müssen.
Befinden sich die Formeln statt in den Excel-Datenblättern in der Datenbank, kann man sich auf die Berechnungen verlassen, da bereits einmal verifizierte Formeln immer funktionieren. Für regelmäßige Berichte (z.B. monatliche Qualitätsberichte) wird nur einmal eine Vorlage erstellt, die dann für jeden Bericht zur Verfügung steht; anstatt wie gewohnt den alten Qualitätsbericht zu kopieren, das Datum anzupassen und ggf. noch alle Daten manuell herauszusuchen und in Excel zu übertragen, übernimmt das System diese Aufgaben – zuverlässiger, präziser und schneller, als es selbst der geübte Anwender leisten könnte. Und sollten Änderungen an den Berechnungen nötig sein, so müssen diese nur einmal durchgeführt werden; selbst der Aufwand für die Anpassung und Erstellung eines neuen, ähnlichen Berichtes ist nur noch gering.